Das Once-Only-Prinzip: Warum Deutschland eine zentrale Plattform für Einwanderung braucht

Deutschland spricht seit Jahren über Fachkräftemangel. Über fehlende Pflegekräfte, unbesetzte Stellen in der Logistik, überlastete Kliniken und Engpässe im Handwerk. Die Debatte dreht sich fast immer um dieselbe Frage: Woher sollen die dringend benötigten Fachkräfte kommen?

Dabei liegt das eigentliche Problem längst woanders. Deutschland hat kein Talentproblem. Deutschland hat ein Prozessproblem. Denn internationale Fachkräfte scheitern an einem System, das in Silos organisiert ist. Dokumente werden mehrfach eingereicht, Behörden arbeiten isoliert voneinander und Unternehmen verlieren Monate durch bürokratische Reibungsverluste. Während andere Länder Migration längst digital denken, organisiert Deutschland zentrale Prozesse weiterhin wie in der analogen Verwaltung der 90er Jahre.

Genau deshalb wird ein Begriff in den kommenden Jahren immer wichtiger werden: das Once-Only-Prinzip. Die Idee dahinter ist simpel, aber hochrelevant: Daten sollen nur einmal erfasst werden und anschließend allen berechtigten Stellen digital zur Verfügung stehen. Was in Ländern wie Estland längst Standard ist, könnte auch in Deutschland zum entscheidenden Hebel werden, um Fachkräftemigration endlich effizient, transparent und skalierbar zu machen.

Einwanderung funktioniert in Deutschland wie ein Insel-System

Wer heute internationale Fachkräfte nach Deutschland holen möchte, erlebt keinen digitalen Prozess, sondern eine Aneinanderreihung unverbundener Einzelschritte. Eine Pflegekraft aus Marokko lädt ihre Unterlagen zunächst bei einer Sprachschule hoch. Danach erneut beim Arbeitgeber. Anschließend bei der Botschaft, später bei der Anerkennungsstelle und schließlich nochmals bei der Ausländerbehörde. Immer wieder dieselben Dokumente, immer wieder dieselben Prüfungen und immer wieder neue Formulare.

Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Vertrauen. Die durchschnittliche Vakanzzeit in Deutschland lag laut Bundesagentur für Arbeit 2024 bei rund 160 Tagen - Anfang 2025 bereits bei 180 Tagen. Im Pflegebereich liegen die Zeiten noch deutlich höher. Anerkennungsverfahren ziehen sich teilweise über 500 Tage. (Quelle: Bundesagentur für Arbeit, Fachkräfteengpassanalyse 2024; bpa / Correctiv, Erhebung zur Berufsanerkennung, 2025)

Gleichzeitig zeigt eine aktuelle Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB): 36 Prozent der Unternehmen, die Fachkräfte benötigen, verzichten dennoch auf internationale Rekrutierung. Von diesen Unternehmen nennen 52 Prozent bürokratische und rechtliche Hürden als zentralen Grund - noch vor Sprachbarrieren oder schlechten Erfahrungen. (Quelle: IAB-Betriebspanel, „Zunehmender Fachkräftemangel und geringe internationale Rekrutierung”, Dezember 2024)

Das eigentliche Problem ist also nicht mangelnde Nachfrage nach Deutschland. Das Problem ist fehlende digitale Infrastruktur. Deutschland versucht globale Migration mit lokalen Verwaltungslogiken zu organisieren. Jeder Beteiligte arbeitet in seinem eigenen System. Daten werden nicht zentral gedacht, Prozesse nicht gemeinsam gesteuert und Verantwortlichkeiten nicht digital verknüpft.

Das Ergebnis ist ein System, das weder für Unternehmen noch für Fachkräfte planbar ist.

Eine zentrale Plattform nach dem Once-Only-Prinzip

Wenn Deutschland Fachkräftemigration ernsthaft beschleunigen will, braucht es keine weiteren Einzelmaßnahmen. Es braucht eine zentrale digitale Infrastruktur. Genau hier setzen wir von ON7 an.

Wir denken Fachkräftemigration nicht als klassisches Recruiting-Modell, sondern als digitales Ökosystem. Ziel ist eine zentrale Plattform, die Unternehmen, Fachkräfte, Sprachschulen, Anerkennungsstellen und weitere Beteiligte miteinander verbindet.

Die Plattform folgt dabei konsequent dem Once-Only-Prinzip: Daten werden einmal erfasst, zentral verwaltet und entlang des gesamten Prozesses nutzbar gemacht.

Das verändert die Dynamik des gesamten Systems. Unternehmen erhalten Transparenz über den Status von Visa- oder Anerkennungsprozessen. Fachkräfte können Dokumente zentral verwalten, statt sie permanent neu einzureichen. Prozesse wie Onboarding, Sprachqualifizierung oder Dokumentenmanagement laufen digital gebündelt über eine Plattform. Gleichzeitig werden administrative Abläufe standardisiert und automatisiert. Dadurch entsteht erstmals ein durchgängiger Workflow statt isolierter Einzelschritte.

Wir integrieren dabei weit mehr als reine Vermittlung. Recruiting, Visa-Management, Dokumentenverwaltung, digitale Lernmodule, Sprachqualifizierung und Anerkennungsprozesse werden alle in einem gemeinsamen System gedacht. Genau darin liegt der entscheidende Unterschied zu klassischen Agenturmodellen. Migration wird nicht mehr als einzelner Behördengang verstanden, sondern als digitale Nutzerreise - von der Bewerbung bis zur langfristigen Integration in Deutschland.

Warum digitale Einwanderung zum Standortfaktor wird

Die Auswirkungen eines solchen Systems reichen weit über HR-Abteilungen hinaus. Denn das Once-Only-Prinzip ist nicht nur ein Digitalthema. Es ist ein wirtschaftlicher Standortfaktor. Deutschland verliert jedes Jahr Wachstum, weil Fachkräfte fehlen. Gleichzeitig verlieren Unternehmen enorme Ressourcen durch ineffiziente Prozesse, fehlende Transparenz und administrative Doppelarbeit.

Eine zentrale digitale Infrastruktur könnte genau diese Reibungsverluste reduzieren. Kliniken könnten offene Stellen schneller besetzen. Mittelständler würden internationale Rekrutierung erstmals effizient skalieren können. Behörden könnten standardisierte Prozesse digital bearbeiten, statt Dokumente manuell mehrfach zu prüfen. Und Fachkräfte würden Deutschland nicht mehr als bürokratische Blackbox erleben, sondern als modernen und planbaren Einwanderungsstandort.

Vor allem aber würde Deutschland international wettbewerbsfähiger werden. Denn im globalen Wettbewerb um Talente konkurrieren Länder längst nicht mehr nur über Gehälter. Sie konkurrieren über Geschwindigkeit, Nutzerfreundlichkeit und digitale Prozesse. Kanada hat das mit seinem Express-Entry-System vorgemacht. Estland gilt als globaler Maßstab für digitale Staatsprozesse. Andere Einwanderungsstandorte denken Migration längst als Service - mit klaren Schritten, digitaler Kommunikation und verlässlichen Zeitplänen.

Deutschland dagegen behandelt Migration häufig noch wie einen Verwaltungsakt. Genau deshalb könnte das Once-Only-Prinzip zum Wendepunkt werden. Nicht als technisches Detail, sondern als Grundlage eines modernen Einwanderungssystems.

Die entscheidende Erkenntnis lautet dabei: Wer Fachkräftemigration lösen will, muss Datenflüsse lösen. Und genau deshalb werden Plattformen wie ON7 in den kommenden Jahren eine strategische Rolle spielen - nicht nur für Unternehmen, sondern für die Zukunft des Wirtschaftsstandorts Deutschland.